E-Mail-Benachrichtigung an die Empfängerliste im Abschnitt „Aktive Benutzer”
Wir haben ein Benachrichtigungssystem implementiert, mit dem der Antragsteller eine Liste von Empfängern benachrichtigen kann, wenn eine Entscheidung Maßnahmen erfordert. Diese Benachrichtigung weist die angegebenen Empfänger darauf hin, dass eine ausstehende Entscheidung zur Überprüfung ansteht.
Der zugewiesene Entscheidungsträger kann dann das Ergebnis der Entscheidung überprüfen und die erforderlichen manuellen Maßnahmen ergreifen, um die ausstehende Entscheidung zu klären. Dieser Prozess gewährleistet eine zeitnahe Kommunikation und die ordnungsgemäße Bearbeitung von weitergeleiteten Entscheidungen.
Wenn die Benutzereinstellung im Abschnitt „Einstellungen für Weiterleitungs-E-Mails” auf „Ja” gesetzt ist und mindestens ein Benutzer im Abschnitt „Aktive Benutzer” seine „E-Mail-Benachrichtigungen” aktiviert hat (auf „Ja” gesetzt), wird jedes Mal, wenn ein Entscheidungsergebnis weitergeleitet wird, eine automatische E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst. Die E-Mail wird an die Liste der Empfänger gesendet, die im Abschnitt „Aktive Benutzer” definiert sind.
Beispiel-E-Mail:
Hinweis: Wenn Sie im E-Mail-Text auf die Schaltfläche „Entscheidung überprüfen” klicken, werden Sie zur Seite „Einzelne Entscheidungsansicht” weitergeleitet, um das Ergebnis der Entscheidung zu überprüfen.
Wenn die Benutzereinstellung im Abschnitt „Einstellungen für Weiterleitungs-E-Mails” deaktiviert ist und mindestens ein Benutzer im Abschnitt „Aktive Benutzer” die Option „E-Mail-Benachrichtigungen” aktiviert hat (auf „Ja” gesetzt), wird keine automatische E-Mail ausgelöst, wenn ein Entscheidungsergebnis weitergeleitet wird. In diesem Fall muss der Benutzer die E-Mail manuell auslösen, indem er über die Seiten „Entscheidungshistorie“, „Weitergeleitete Entscheidungen“ oder „Einzelne Entscheidungsansicht“ zum Datensatz des Entscheidungsergebnisses navigiert.
Der Benutzer muss dann die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ auswählen, um die E-Mail-Benachrichtigung manuell an die Liste der im Abschnitt „Aktive Benutzer“ definierten Empfänger zu senden.
Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ klickt, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in das der Benutzer seine Notizen eingeben kann. Alle Notizen, die der Benutzer in diesem Popup-Fenster hinzufügt, werden zusammen mit dem Entscheidungsergebnis gespeichert.
Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ klickt, wird eine E-Mail an die Liste der Empfänger gesendet.
Wenn die „Einstellungen für Weiterleitungs-E-Mails“ deaktiviert sind und kein Benutzer im Abschnitt „Aktive Benutzer“ seine „E-Mail-Benachrichtigungen“ aktiviert hat (auf „Ja“ gesetzt), wird keine automatische E-Mail ausgelöst, wenn ein Entscheidungsergebnis weitergeleitet wird. In diesem Fall wird auch die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ deaktiviert und es wird eine Meldung angezeigt, dass mindestens ein Benutzer im Abschnitt „Aktive Benutzer“ seine E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben muss.
Hinweis: Sobald E-Mail-Benachrichtigungen für mindestens einen Benutzer im Abschnitt „Aktive Benutzer“ aktiviert sind, wird die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ für den entsprechenden Entscheidungsergebnisdatensatz aktiviert. Auf diese Weise können Benutzer manuell eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen, um die angegebenen Empfänger zu benachrichtigen. Durch das manuelle Auslösen der E-Mail wird sichergestellt, dass die Entscheidungsergebnisse bei Bedarf von den Empfängern überprüft werden können.
E-Mail-Benachrichtigung an den Antragsteller
Nachdem Sie im Popup-Fenster auf die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ geklickt haben, wird die Seite aktualisiert und der Abschnitt „Entscheidungsaktualisierungen“ mit den entsprechenden Details angezeigt. Die Schaltfläche „Zur Überprüfung benachrichtigen“ ändert sich dann in die Schaltfläche „E-Mail gesendet“ (deaktiviert), um anzuzeigen, dass die E-Mail erfolgreich an die Empfängerliste gesendet wurde.
Sobent der Entscheidungsgenehmiger manuell auf das weitergeleitete Entscheidungsergebnis reagiert hat, sendet das System automatisch eine Benachrichtigung an den ursprünglichen Antragsteller. Diese Benachrichtigung informiert ihn darüber, dass eine Maßnahme bezüglich seines weitergeleiteten Entscheidungsergebnisses ergriffen wurde.
Beispiel-E-Mail:
Hinweis:
Ein Symbol „E-Mail gesendet“ neben dem Abschnitt „Entscheidungsaktualisierungen“ zeigt an, dass die E-Mail-Kommunikation erfolgreich an die Empfängerliste gesendet wurde, als das Ergebnis weitergeleitet wurde.
Wenn eine E-Mail für die weitergeleitete Entscheidung ausgelöst wird, sehen Benutzer auch das Symbol „E-Mail gesendet“ auf der heruntergeladenen PDF-Datei.